Sắp xếp dụng cụ tại văn phòng phẩm tốt nhờ cách này

Quản lý dụng cụ văn phòng phẩm là công việc khiến nhiều người lầm tưởng rất dễ dàng nếu chỉ nhìn từ bên ngoài, nhưng thực chất nó lại khiến nhiều người cảm thấy mệt mỏi vì độ khó khi có quá nhiều công cụ cần phải phân loại và sắp xếp.

 

Với chi phí sử dụng thấp nhằm tiết kiệm kinh phí cho công ty nhưng vẫn phải đạt hiệu quả tối đa là vấn đề nhức nhối đối với người quản lý dụng cụ văn phòng phẩm.Hiểu rõ được tính chất đặc thù của công việc quản lý dụng cụ văn phòng phẩm, bài viết này dụa trên các kinh nghiêm thực tế để đưa ra cách dễ dàng nhất cho công việc của bạn.

 

Bước 1: Lập danh sách văn phòng phẩm hiện tại trong công ty

Nắm được số lượng văn phòng phẩm còn có trong công ty ở thời điểm hiện tại rất quan trọng và cũng bước đầu tiên bạn nên thực hiện.

 

Bước này sẽ giúp ích bạn khi lên danh sách danh mục đồ cần mua mới và bổ sung trong tương lai.

 

Bước 2: Lập danh sách các dụng cụ cần mua thêm

Ở bước 2 này bạn sẽ sắp xếp mức độ ưu tiên từ thấp đến cao cho các loại văn phòng phẩm, loại nào nên mua nhiều, loại nào nên mua ít và danh mục các lại không cần mua do dư lại số lượng lớn từ trước.

 

Bước 3: Khuyến khích sử dụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm

Nên đưa ra danh sách các dụng cụ có thể sử dụng lại và khuyến khích mọi người trong công ty làm điều này.

 

Các vật dụng như bìa cứng, cặp đựng tài liệu hay giấy A4 đều có thể được sử đụng lại, không những giảm thiểu lượng rác thải ra môi trường mà còn tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho công ty.

 

Bước 4: Cân nhắc khi lựa chọn nhà phân phối

Chi tiền thông minh giúp bạn tiết kiệm tiền tốt nhất, thay vì lựa chọn sử dụng các văn phòng phẩm giá rẻ với chất lượng chưa được kiểm duyệt hãy chọn các sản phẩm đến từ các nhà phân phối uy tín như thiên long,Double A,...

 

Bước 5: Quản lý nơi lưu trữ

Thông thường nếu không được tập trung tại một nơi cố định, dụng cụ sẽ bị phân tán khắp nơi cũng, kho nên rộng rãi và thoáng mát nhằm giữ chất lượng cho văn phòng phẩm cũng như giảm thiểu các tai nạn cháy nổ không móng muốn.

 

Khóa nơi lưu giữ cẩn thận, giao chìa khóa chỉ cho những người có nhiệm vụ thu gom và người trông giữ kho.

 

Bước 6: Cập nhập số lượng văn phòng phẩm thường xuyên

Dữ liệu văn phòng phẩn nên được update thường xuyên, nhiều công ty duy trì kiểm tra 1 tuần một lần nhưng bạn có thể định ra thời gian lâu hơn tùy vào các tính chất và tốc độ sử dụng của công ty bạn, ngoài đảm bảo không hết đột ngột khi đang cần sử dụng mà còn giúp bạn mua được giá hời nếu nắm bắt được các đợt khuyến mãi hay xả kho tại các nhà phân phối.

 

Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như chi phí doanh nghiệp văn phòng phẩm long an sẽ được thu gọn. Ngoài ra bạn nên tham khảo các cách làm của những người có kinh nghiệm từ trước để ngày càng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.

 

Bí quyết lựa chọn các vật phẩm văn phòng thích hợp với môi trường làm việc của bạn

Với các môi trường làm việc nơi công sở thì những loại văn phòng phẩm là vật dụng rất thiết yếu phục vụ cho các hoạt động làm việc được thuận lợi nhất.Vì thế các vật phẩm văn phòng rất quan trọng trong công việc, việc chọn lựa chúng thế nào có chất lượng văn phòng phẩm quận phú nhuận mà giá lại ổn định thì lại càng quan trọng hơn nữa.

 

Tại sao nên lựa chọn nhà cung cấp uy tín đồng bộ văn phòng phẩm. Hiện nay, nhiều công ty hay doanh nghiệp thường không có sản phẩm văn phòng dự trữ trước bởi thường mua trực tiếp sản phẩm nhỏ văn phòng phẩm rẻ nhất lẻ. Hầu như các doanh nghiệp thường không có kho hoặc diện tích kho nhỏ không đủ chứa lưu thì mua trực tiếp sẽ đảm bảo, tuy vậy khi có vấn đề công việc cần giải quyết gấp sẽ khá bất tiện khi phải trì hoãn, chờ đợi.

 

Khi đưa vào sử dụng các thiết bị văn phòng, theo thời gian và công năng sử dụng mà dần dần có thể gặp vấn đề hao mòn hay trục trặc hỏng hóc. Những lúc như vậy, bạn và các đồng nghiệp sẽ phải mất thời gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tới kiểm tra sửa chữa các loại máy móc thiết bị.

 

Bạn cũng biết rằng không phải lúc nào bạn cũng có thể tìm kiếm hay gọi điện, tra internet,... được ngay nhà cung cấp sửa chữa uy tín, đảm bảo chất lượng và sẵn sàng đến kiểm tra luôn hiện tại. Ngoài ra, việc thanh toán mua bán số lượng lớn những loại sản phẩm văn phòng phẩm bình chánh từ những nhà cung cấp uy tín sẽ luôn có giá thành tiết kiệm phù hợp hơn nhiều khi mua nhỏ lẻ.

 

Nếu lựa chọn đồng bộ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo được chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xử lý vấn đề, phong cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ đem lại sự hài lòng cho các doanh nghiệp, công ty.Và hãy dự trữ cho bạn một số đồ văn phòng thiết yếu đề phòng sự cố xảy ra.

Các loại sản phẩm văn phòng nên tránh

Sản phẩm văn phòng phẩm có giá quá thấp so với thị trường chung: với những loại sản phẩm này sẽ thường là hàng trôi nổi, nhập lậu hay không có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng nên sẽ không đảm bảo chất lượng khi đưa vào sử dụng. Và công việc tại công ty bạn sẽ phải trì hoãn, gián đoạn, tổn thất khi gặp sự cố không đáng.

 

Những vật phẩm văn phòng mang mẫu khác: xuất hiện trôi nổi trên thị trường với mẫu mã khác và lạ nên bắt mắt nhưng những sản phẩm này chỉ được mua bán lưu thông trong thời gian ngắn mang tính thời vụ để câu khách hàng, về sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tự biến mất khỏi thị trường. Các sản phẩm văn phòng phẩm hàng giả, hàng nhái: những sản phẩm này chắc chắn kém chất lượng tuy nhiên có mẫu mã giả tinh vi như hàng thật, để nhận biết và phân biệt không hề dễ dàng với cả những người có kinh nghiệm.

 

Bởi chất lượng kém nên thời gian sử dụng sẽ hạn chế và thường xuyên xảy ra sự cố, hỏng hóc không đáng dẫn đến ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp. Tóm lại, tránh “tiền mất tật mang” hãy lựa chọn sáng suốt một nhà cung cấp sản phẩm uy tín và đảm bảo chất lượng để không phải bỏ ra một số tiền lớp mà lại không có chất lượng mong muốn.

 

Những kinh nghiệm bỏ túi khi chọn các văn phòng phẩm

Dưới đây là một số những lưu ý khi lựa chọn văn phòng phẩm.

 

Lựa chọn các sản phẩm được người tiêu dùng tin tưởng.

Giá thành ổn định, phù hợp và ít biến động.

Cách thức sử dụng đơn giản, dễ sửa chữa, thay thế khi gặp vấn đề, sự cố.

Không nên lựa chọn chỉ một loại sản phẩm.

Sản phẩm vật phẩm văn phòng mang thương hiệu uy tín.

Những nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thương hiệu sẽ có kinh nghiệm và những nghiên cứu cụ thể mang đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, đem để sự yên tâm khi sử dụng với nhiều mẫu mã, kiểu dáng đa dạng phong phú cho bạn lựa chọn.